-Chargé Administratif et Logistique.
-Chargé Finances.
-Chargé M&E et Gestion de Plaintes.
-Chargé RH.
L’Association Maroc Solidarité Médico-sociale (MS2) est une association nationale médicale et humanitaire à but non lucratif, crée en juillet 2016. Son but, tel que précisé dans son statut approuvé par l’assemblée général ordinaire du 15/07/2016 et modifié par l’AG du 18/07/2017, est de « Venir en aide et porter une assistance (médicale, sociale, économique) à toute personne ou population vulnérable ».
L’association met en œuvre différents projet a l’attention des populations vulnérables en particulier les migrants, les femmes victimes de violence, son action comprend l’assistance humanitaire et l’inclusion socio-économique de ces populations, en coordination avec les institutions publiques, les ONGs et les bailleurs nationaux et internationaux.
Dans le cadre des projets d’urgence de réponse au séisme mis en place au Maroc, notre partenaire internationale Médecins du Monde Belgique, Organisation Non Gouvernementale de santé, recherche 4 prestataires de services dont les profils sont décrits ci-joint. Toutes les positions sont à pourvoir dès que possible.
1. Objectif du poste: L’Admin-Log Officer est en charge de l’appui au Coordinateur Support dans la gestion administrative et logistique.
2. Tâches et responsabilités:
Administration:
Accueillir et informer les visiteurs.
Superviser les gardiens et l’agent de ménage de la base à Rabat.
Assurer la disponibilité, le suivi et l’archivage de l’ensemble des documents financiers de la mission en version papier et numérique.
Suivre le pointage des chauffeurs de la base.
Préparer les états de paiement des prestataires sur la base et apporter un soutien au processus de paiement du personnel sur le terrain et du personnel international.
Veiller au respect du règlement intérieur et des conditions d’engagement de MDM BE.
Organiser en collaboration avec les responsables techniques des réunions périodiques avec le personnel de la base.
Veiller sur la gestion de l’archivage numérique de la mission.
Assurer le respect et l’application de la réglementation fiscale qui concerne les associations.
Entamer et suivre toute procédure administrative demandée par le Coordinateur Support.
Appuyer le Coordinateur Support pour prendre en compte les changements de la législation des associations.
Assister le RH Officer dans la réalisation des tâches administratives et des ressources humaines.
Rédiger des correspondances administratives.
Participer à l’actualisation du manuel des procédures du programme.
Veiller à ce que les impôts et autres charges sociales en lien avec le personnel soient payés et déclarés dans les délais impartis.
Finances:
Effectuer le paiement des fournisseurs/partenaires, des per diems et des avances dûment validées par le Coordinateur Support.
Assurer l’approvisionnement et la tenue de la caisse de la base.
Contrôler la conformité des factures et des dossiers d’achat avant paiement conformément aux procédures financières et d’achats internes et aux procédures des bailleurs.
Transmettre régulièrement les justificatifs des opérations financières et comptables de la base au Coordinateur Support.
Assurer le double archivage des justificatifs et envoyer les originaux mensuellement.
Veiller à la conformité des pièces comptables de la mission et à la complétude des justificatifs de chaque dépense.
Effectuer mensuellement la numérisation des pièces comptables de la mission et les sauvegarder sur le drive/cloud de la mission.
Effectuer tout paiement validé par le Coordinateur Support et gérer la caisse de la base si nécessaire.
Logistique:
Mise en œuvre:
Connaître et faire respecter les procédures de MdM BE dans sa gestion courante de la base.
Maîtriser et mettre en œuvre les procédures des différents bailleurs, veiller à leur respect et à leur application.
Participer à l’élaboration et à la mise en place des outils logistiques.
Veiller à la gestion logistique du bureau et de son matériel, et rendre compte au logisticien de tout manquement.
Faire le suivi et archiver les arrivées et départs du matériel réceptionné.
Veiller à la complétude des dossiers d’envoi et de réception.
Gestion du parc automobile et transport:
Organiser le planning hebdomadaire des déplacements.
Superviser le travail des chauffeurs (maintenance quotidienne, log book, nettoyage des véhicules, etc.).
S’assurer que les véhicules soient toujours en état de fonctionnement et s’occuper de la maintenance et des réparations en utilisant les formulaires MdM-BE.
Assurer l’organisation logistique des sorties des équipes mobiles et s’assurer que le plein des deux réservoirs de chaque véhicule de location est fait. Relever le compteur kilométrique de chaque véhicule au départ et à la fin de la mission, en vérifiant le niveau du carburant.
S’assurer que les carnets de bord des véhicules soient opérationnels à tout moment.
Être responsable du stock des pièces détachées et d’autres intrants liés au parc automobile.
Superviser l’approvisionnement régulier des véhicules en carburant.
Fournir le rapport mensuel de consommation de carburant chaque 3ème jour du mois au plus tard.
Archiver les documents relatifs au suivi, à la maintenance et à la réparation du/des véhicules.
Inventaires:
Réaliser et mettre à jour les inventaires de la base et des projets.
Achats:
Réalisation des achats pour la mission, en respectant les procédures de MDM BE et des bailleurs.
Appuyer et contribuer à la réalisation des achats de bonne qualité au meilleur prix.
Veiller à faire respecter les procédures d’achat de MdM-BE.
Veiller à l’exécution du planning d’achat sous la supervision du Coordinateur Support.
Rédiger les demandes de prix et les CSC pour des achats locaux.
Rédiger les documents d’attribution.
Veiller à l’archivage et à la complétude des dossiers d’achat.
Mettre à jour le fichier des fournisseurs de qualité.
Appuyer l’évolution des outils et procédures pour la gestion des achats de MdM-BE.
Gestion des stocks:
Veiller au respect des règles de stockage.
Réaliser la gestion de stock des fournitures de bureau et du petit matériel de la base.
Mettre en place un système de fiche de stock pour tout consommable.
Faire le suivi des aires de stockage du matériel reçu et à envoyer.
Produire un rapport de consommation mensuelle au logisticien de la base.
IT et communication:
Suivre le matériel informatique et de communication du projet géré par la base.
Suivre les réparations et l’entretien du matériel.
Gestion des véhicules et des visiteurs:
Gérer les chauffeurs de la base.
Gérer le suivi des véhicules et des déplacements de la base.
Gérer le suivi des réparations et de l’entretien des véhicules.
Gérer le suivi de la gestion des visiteurs.
Gérer le suivi de la gestion du carburant.
Archivage:
Mettre en place un archivage performant pour les dossiers papiers de la cellule log.
Mettre en place un archivage performant pour les dossiers informatiques de la cellule log.
Gestion de la mission:
Assister aux réunions de la mission et faire le suivi des décisions prises.
Assister à toute autre réunion de suivi des projets à la demande de l’équipe de coordination.
Participer à la réflexion stratégique et à la planification des activités de la mission.
3. Exigences du poste:
Formation: B.T.S ou D.T.S en Administration, Finances, ou expérience équivalente en ONG.
Expérience: Expérience indispensable dans un poste similaire d’Assistant Administratif et Financier d’au moins 2 ans. Une expérience de travail dans une ONG est un plus.
Compétences: Connaissance des politiques et procédures de base de l’administration, des finances et de la logistique ; capacité d’organisation, d’analyse et de synthèse, compétences rédactionnelles, connaissance de la gestion comptable.
Qualités: Rigueur et moralité irréprochable, leadership, orienté/e solution et qualité, diplomatie, esprit d’équipe, flexibilité, bonne gestion du stress, patient, sens de l’archivage et de l’organisation, bon pédagogue. Grande capacité d’apprentissage et d’adaptation.
Informatique: Maîtrise du pack MS Office. Connaissance de SAGA est un plus.
Langue: Maîtrise du français et au moins une des langues locales.
Chargé Finances
1. Objectifs:
Assurer la bonne gestion financière de la base dans le respect des procédures internes, des procédures bailleurs et du cadre légal du pays.
Assurer une gestion financière (tenue d’une bonne comptabilité et exécution budgétaire) de la base.
Veiller au respect des procédures financières et au respect des règles de sécurité des fonds de MdM BE.
Adapter les outils existants et construire les outils nécessaires à la bonne gestion des finances de la mission.
2. Tâches et responsabilités:
Gestion de trésorerie:
Contrôler mensuellement le niveau de trésorerie de la base en suivant les dépenses et les commandes engagées, en effectuant le contrôle de caisse, etc.
Établir la quantification financière trimestrielle nécessaire pour les activités telles que les missions de terrain, les formations, les primes, les achats logistiques, le fonctionnement de la coordination et d’autres activités prévues dans le projet.
Gestion Comptable:
Assurer la clôture mensuelle définitive comptable, y compris le contrôle des imputations comptables, analytiques et budgétaires, le lettrage des avances, les virements internes, etc.
Superviser le contrôle des factures pour s’assurer de l’éligibilité des factures en fonction des différents bailleurs, ainsi que l’archivage mensuel des documents.
Effectuer le comptage physique des caisses de terrain.
Saisir les données comptables, extra comptables et expatriées dans le logiciel comptable.
Éditer la liasse comptable mensuelle de terrain.
Assurer le respect du plan comptable.
Harmoniser les libellés comptables.
Suivre les procédures d’engagement des dépenses.
Tenir le livre de banque et effectuer les pointages et les rapprochements bancaires.
Classer et archiver les justificatifs des opérations financières et comptables.
Rendre compte mensuellement de la tenue des caisses au responsable des finances.
Respecter les délais de clôture des caisses et de la comptabilité de terrain.
Contrôler les dépenses liées au personnel (salaires, soins de santé, cotisations sociales, etc.) en collaboration avec le département administratif.
Gestion Budgétaire:
Veiller au respect du circuit et des seuils d’autorisation de dépenses et s’assurer de la mise en place des bons d’achat standards de MdM-Be sur l’ensemble de la base.
Appuyer dans la vérification, l’édition et la communication des suivis budgétaires mensuels et les historiques cumulés de terrain.
Appuyer dans la préparation du budget annuel de la base ainsi que sa révision.
Collaborer à la réalisation des dépenses prévisionnelles de la base.
Appuyer dans le contrôle et la rationalisation des coûts de fonctionnement de la base.
Gestion des financements:
Appuyer le suivi mensuel des contrats de financement et de la réalisation des lignes de financement.
Collaborer à la construction de la partie financière dans l’écriture des projets ou propositions de programmes.
Collaborer à la réalisation des rapports financiers par contrat de la base.
Collaborer à la réalisation et aux propositions des réaménagements budgétaires.
Contribuer à l’amélioration des procédures internes de gestion du projet.
Rassembler tous les documents nécessaires à présenter aux bailleurs pour les audits (pièces comptables, etc.).
Participer à l’élaboration des rapports financiers mensuels, intermédiaires et finaux selon le modèle de rapport financier du bailleur.
Communication interne et externe:
Initier et/ou développer les relations avec les autorités locales pour les questions financières (banques, ministère des finances).
Maintenir un lien professionnel et un échange d’informations avec d’autres ONG (réunions, réseau d’information).
Collaborer à la mise en place du reporting financier de la mission selon les canevas établis et dans le respect des délais impartis.
Être responsable d’une bonne communication et du bon fonctionnement du département financier, en veillant à la confidentialité des dossiers.
3. Prérequis:
Formation: Diplôme universitaire en Administration, Finances, Comptabilité, Gestion de projets ou expérience équivalente en ONG.
Expérience: Expérience indispensable dans un poste similaire de coordination d’au moins 3 ans, dont 2 expériences professionnelles internationales concluantes dans une ONG.
Compétences: Connaissance des politiques et procédures de base de l’administration et des finances ; capacité d’organisation, d’analyse et de synthèse, qualités pédagogiques, compétences rédactionnelles, connaissance de gestion comptable.
Qualités: Rigueur, moralité irréprochable, leadership, orienté/e solution et qualité, diplomatie, esprit d’équipe, flexibilité, bonne gestion du stress.
Informatique: Maîtrise du package MS Office.
Langue: Maîtrise du français.
La liste des tâches et responsabilités peut évoluer en fonction des besoins du programme, et le profil de poste pourra être modifié en conséquence.
Le Chargé M&E et Gestion de Plaintes est responsable de mettre en place et d’assurer le suivi des systèmes de suivi et d’évaluation (M&E) des projets d’urgence et des projets liés à la migration, ainsi que de mettre en place le Mécanisme de Gestion de Remontée d’Information et de feedback (MGRI) au niveau des projets implémentés au Maroc.
Responsabilités:
A- Mettre en place et assurer le suivi des systèmes M&E des projets implémentés au Maroc:
Apporter un appui à l’équipe du projet dans la collecte, la saisie et le traitement de données.
Contribuer au développement des outils de suivi-évaluation des activités des projets et guider à leur utilisation (collecte des données, évaluation des activités régulières, Baseline, etc.).
Assurer la gestion des différentes bases de données des projets.
Compiler et centraliser les informations permettant de renseigner les indicateurs des projets mis en œuvre.
Assurer régulièrement le suivi de l’intégration des meilleures pratiques en matière de Suivi, Évaluation, Redevabilité et Apprentissage par les équipes lors de l’exécution des activités.
Produire des analyses pour alimenter le reporting ou des actions de plaidoyer.
Participer à la production de rapports M&E internes et pour les bailleurs.
Participer aux exercices de capitalisation et d’évaluation sur la mission au Maroc.
Participer à des exercices réguliers de vérification et d’audit des données pour évaluer la qualité des données rapportées et traiter toute anomalie identifiée en collaboration avec les équipes projet.
Effectuer des visites de suivi sur le terrain en fonction des besoins identifiés.
B- Mettre en place le Mécanisme de Gestion de Remontée d’Information et de feedback (MGRI):
Mettre en œuvre le MGRI, adapté au contexte, auquel les bénéficiaires et les partenaires peuvent accéder en toute confiance.
Surveiller et évaluer les plaintes reçues et amorcer un processus de réponse (suivi) en élaborant et en maintenant un mécanisme de suivi.
Renforcer les capacités et la compréhension du personnel de MDM, des partenaires, et des contractuels sur l’importance de rendre des comptes aux bénéficiaires.
Appuyer les équipes programmes dans la vulgarisation et la sensibilisation des bénéficiaires sur le MGRI ainsi que les autorités locales et autres parties prenantes.
Mettre régulièrement à jour la base de données de gestion de plaintes et fournir une mise à jour en temps opportun au personnel de projet en fonction de la nature du feedback.
Catégoriser et analyser les tendances et les modèles des plaintes reçues pour orienter la prise de décision et aider à améliorer la gestion des programmes.
Générer des rapports mensuels, périodiques et s’assurer que les rapports sont partagés avec les équipes de projet et MEAL.
Effectuer des visites périodiques sur le terrain pour s’assurer que les systèmes de gestion de plaintes sont fonctionnels et que l’appui nécessaire est fourni selon les besoins sur le terrain.
Évaluer régulièrement l’efficacité du MGRI afin d’identifier les écarts et proposer des améliorations en collaboration avec le coordinateur MEAL, les chefs de projet et autres.
Compétences et expériences:
Formation et Expériences:
Diplôme universitaire (Minimum Bac +3) en Statistiques, Informatiques, Santé Publique, gestion de projet, Sciences sociales ou disciplines similaires.
Expérience d’au moins 2 ans dans le domaine de Suivi, Évaluation, Redevabilité et Apprentissage.
Connaissances:
Expérience dans la collecte de données d’enquêtes quantitative et qualitative.
Excellente compétence en rédaction, rapportage et communication.
Expérience dans la gestion de bases de données.
Bonne connaissance des Principes Humanitaires et de Redevabilité.
Maîtrise de l’outil informatique et des logiciels de collecte des données: Word, Excel, Access, Powerpoint et Outlook.
Connaissance professionnelle de ODK/Kobo et de PowerBI.
Une bonne connaissance du français et de l’arabe (optionnel).
Savoir-être:
Sens de l’organisation et de la planification.
Capacité à prendre des initiatives et orientation vers les résultats.
Capacité à travailler sous pression dans un environnement complexe et exigeant.
Esprit d’équipe, sens de la diplomatie et aptitude à gérer des conflits.
Rigueur, autonomie et discrétion.
Dynamisme, flexibilité et ouverture d’esprit.
Forte intégrité et respect des valeurs de MdM-BE.
La liste des tâches et responsabilités peut évoluer en fonction des besoins du programme, et le profil de poste pourra être modifié en conséquence.
1. Mission Principale
Sous la supervision hiérarchique de la coordinatrice des ressources humaines de la mission, le chargé des ressources humaines fournit un soutien en matière d’administration du personnel. Il/elle rendra régulièrement compte de toutes les activités administratives et RH au Coordinateur Support de la Mission.
2. Rôles
Ce poste est responsable de la mise en œuvre des processus de gestion du personnel, à savoir la paie, le recrutement, le suivi des congés, etc., pour la mission conformément aux politiques de l’organisation.
3. Missions & responsabilités
Responsabilité 1: Recrutement
Préparation et diffusion des annonces d’emploi
Collecte et tri des CVs
Organisation des entretiens et tests techniques ainsi que la prise de références
Organisation de l’induction de tout nouveau membre du personnel (planification de l’induction, appui à la préparation des documents contractuels: contrat, profil de poste, charte des valeurs, code de conduite, règlement d’ordre intérieur)
Participation au suivi des contrats de consultance et du personnel
Responsabilité 2: Gestion & Suivi des contrats de travail, stage et bénévolat
Mise à jour de la base de données de suivi des contrats, périodes d’essai, évaluations, PAI.
Numérisation systématique de tous les documents administratifs des employé(e)s, en plus du classement physique ordonné et actualisé.
Notification de la coordination sur l’arrivée à terme prochain des contrats de travail et des consultances
Assurer un suivi du nombre de bénévoles sur la mission, veiller à constituer un dossier pour chacun.e.
Responsabilité 3: Gestion de la paie & Gestion des congés
Suivi des éléments variables du salaire et envoi à la coordinatrice RH: avances sur salaires, heures supplémentaires, congés ordinaires et/ou de circonstance, récupérations, congés maladie ; pour calcul de la paie par l’expert-comptable.
Préparation des time-sheets du département et obtention des signatures
Suivi et contrôle des fiches d’honoraires des consultants
Planification bi-annuelle des congés, avec affichage et partage numérique, en collaboration avec les responsables de département
Mise à jour régulière du tableau de bord Ressources Humaines relatif aux congés, à chaque changement.
Mise à disposition en ligne du suivi.
Responsabilité 4: Communication et sécurité:
Remontée de toutes les informations au superviseur hiérarchique et collaboration avec l’ensemble de l’équipe RH.
Promotion d’un environnement de travail basé sur l’égalité, la compassion et l’intégrité, où le personnel se sent en sécurité, valorisé et respecté.
Promotion des normes de protection de l’organisation.
Accueil et écoute de toutes les questions provenant du personnel, et recherche de réponses appropriées aux problèmes posés et/ou référence au supérieur hiérarchique.
Contacts & reporting:
Mise à jour mensuelle du répertoire de la mission
Remplissage mensuel du rapport RH et soumission à la coordination des RH
Pour postuler, merci d’envoyer par mail votre CV ainsi qu’une lettre de motivation en mentionnant « nom du poste -nom prénom du candidat » dans l’intitulé du mail, à l’ adresse mail suivante: recrutement.ma1@medecinsdumonde.be au plus tard le 28/12/2023. L’organisation se réserve le droit de finaliser le recrutement avant la date de clôture de cet appel.